Project Management Adalah Kunci Segalanya? Yakin?

“Project management adalah mengatur proyek”, ya lalu? Pasti terngiang-ngiang di kepala kamu sembari mengingat pelajaran di masa kuliah tentang apa itu project management. Proverri akan bantu merefresh pengetahuan kamu. Project management adalah suatu teknik sekaligus seni bagi Proverri. Kok bisa? Tentu saja karena project management adalah suatu cara dalam mengelola proyek dari segala aspek mulai dari awal mula perencanaan sampai akhir proses penyelesaian proyek. Sedangkan menurut seorang yang ahli yaitu Ervianto (2005:21), project management adalah segala perencanaan, pelaksanaan, pengendalian serta koordinasi proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu.

Manfaat Project Management

Seberapa penting sih project management itu? Sangatlah penting! Kunci utamanya sebagai perwujudan impian dan pemecahan masalah. Alasan-alasan penting lainnya project management di era masa kini dijelaskan berikut ini.

1. Pada dasarnya mengadakan proyek itu suatu kegiatan yang sangat butuh perencanaan. Sehingga dengan adanya project management maka dapat menentukan rencana, schedule dan mengorganisir kegiatan yang ribet. Tujuan yang jelas dan schedule yang tepat menjadi kunci keberhasilan proyek. Selain itu, tanpa schedule proyek dapat memiliki probabilitas keterlambatan dan pengeluaran biaya yang sangat berlebihan.

2. Project management dapat mengintegrasi proses bisnis, sistem dan organisasi sebab integrasi merupakan kunci value dari suatu proyek. Kita tidak dapat membangun sistem sales yang tidak terintegrasi dengan proses dan organisasi. Karena hal itu tidak akan memberikan sebuah nilai. 

3. Memaksimalkan sumber daya sebab project management berhubungan dengan manusia (tim), teknologi, resiko, keuangan dan ekspektasi. Tidak hanya finansial yang berharga, justru sesama manusia itulah yang jauh lebih berharga. Oleh karena itu, penerapan disiplin pada project management seperti tracking dan manajemen resiko itu lah semua sumber daya dapat digunakan secara efisien dan ekonomis. Berbicara tentang ekspektasi, hal ini ada sangkut pautnya juga terhadap klien. Metode project management meyakinkan klien dan tim sama-sama dalam satu arus pikiran dan harapan jika melalui prosesnya.

4. Mengurangi resiko budget yang berlebihan sehingga dapat mengontrol biaya yang dikeluarkan. Yang mana berbeda proyek akan memerlukan budget biaya yang berbeda pula. Strategi yang diterapkan pada project management itulah jalan untuk mengontrolnya. 

5. Project management dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas pekerjaan. Perubahan akan selalu ada. Dalam ketidaktentuan setiap kondisi yang akan kita hadapi nantinya, nilai dari apa yang kita hasilkan haruslah berkualitas. Sebab kualitas tinggi suatu produk dan jasa akan membuat klien kita menjadi puas dan senang.

6. Belajar dari kegagalan proyek di masa lalu dan mengevaluasi keberhasilan proyek lainnya. Proyek bisa jadi akan gagal. Namun ketika hal tersebut terjadi, sangatlah penting untuk mempelajari prosesnya, sembari melakukan refleksi pada kegiatan yang telah selesai/berlalu.

Banyak juga organisasi yang merasa bahwa mengikuti perkembangan metode project management itu jika diibaratkan sebagai skill menjadi soft skill atau tidak langsung tampak. Padahal project management menjadi alat ampuh dalam suatu bisnis yang akan memberi banyak manfaat. Terutama bagi project manager dapat memberi proses berulang sehingga lebih melekat pada diri berupa pedoman dan teknik untuk mengelola orang dan pekerjaan yang terlibat dalam proyek. Sehingga kesempatan untuk sukses meningkat dan membantu kita untuk memberi proyek secara konsisten. 

4 Hal Penting pada Project Management

Seorang project manager harus memahami 4 pilar utama ketika melaksanakan proyek. Proverri memiliki gambar yang dapat mengilustrasikan hubungan di antara keempat-empatnya. 

- Scope, merupakan suatu jangkauan atau cakupan dalam pekerjaan yang dilakukan. Selain cakupan, pada scope ini kita bisa menentukan tujuan dan kebutuhan dari suatu proyek. Ini penting mengingat seringkali klien dengan project manager memiliki persepsi yang berbeda. Untuk itu perlu pembatasan agar fokus dari pekerjaan tidak terpecah atau bahkan terlalu meluas. Hal tersebut akan terjadi ketika proyek dilakukan tanpa perencanaan yang tepat. Kadang juga klien terlalu banyak meminta penambahan yang mana seharusnya tidak perlu dikerjakan sebab tidak termasuk ke dalam perjanjian atau kotrak bersama.

- Time, mencakup waktu pelaksanaan proyek. Waktu yang tepat perlu ditentukan mulai dari sejak kapan awal proyek akan berlangsung hingga terselesaikannya proyek itu. Hal ini akan saling berhubungan dengan pilar lainnya. Misalnya, proyek yang molor atau mundur waktu selesainya maka mempengaruhi biaya serta profit margin dari proyek itu sendiri. Maka, durasi pengerjaan harus dikontrol. 

- Cost, yaitu biaya proyek yang sempat disinggung sebelumnya. Begitu eratnya keterkaitan antara scope dan time, cost ini sangat memberi pengaruh besar. Kita menentukan berapa budget pelaksanaan proyek. Dengan begitu kita dapat mengatur biaya yang dikeluarkan selama pelaksanaannya. 

- Quality, kualitas ini merepresentasikan ekspektasi dari persepsi pembuat proyek. Ketentuan atau standar yang digunakan sebagai pengukurannya juga ada, seperti ISO. Bayangkan saja misalnya proyek terlambat, klien mengharapkan penambahan fitur yang mana tidak disadari memperluas cakupan proyek. Sudah pasti keluar tambahan biaya. Ini bisa disebut dengan kualitas proyek yang buruk. 

Proverri mengakui bahwa project management seperti kunci dalam keberhasilan proyek dan kesuksesan seorang project manager. Proverri sebagai konsultan juga sangat terbuka dengan pertanyaan ataupun sanggahan jika kamu merasa tidak setuju dengan fakta-fakta ini. Karena kami yakin tidak semua orang meyakini hal-hal fundamental seperti ini sebagai tolak ukurnya dalam project management.